Загрузка данных

Часто задаваемые вопросы

Вы можете загрузить операции в сервис тремя способами:

Безналичные операции.

1. Подключив интеграцию с банком. Сейчас это доступно владельцам счетов в Сбербанке, Альфа-Банке, банке Открытие, Тинькофф Банке, Точка Банке, Модульбанке, банке Уралсиб;

2. Загрузив банковскую выписку в формате 1С (формат .txt). В разделе «Операции» – «Добавить» – «Импорт выписки из банк-клиента». В открывшемся меню вы можете перетащить или выбрать нужный вам файл, затем нажмите «Импорт». При подгрузке счета по интеграции и выпиской, загруженной вручную, в систему автоматически подгружается ваша организация и все контрагенты за загруженный период;

3. Создать Кассу и загрузить файл Excel. Чтобы добавить кассу, перейдите в раздел «Счета” – «Действия» – «Добавить виртуальный счет». Чтобы скачать/подгрузить файл Excel: «Операции» – «Добавить» – «Импорт операций из Excel».

Учет наличных вы можете вести в самом сервисе или мобильном приложении, фиксируя выплаты и поступления вручную.

Для этого необходимо в разделе «Деньги» нажать на кнопку «Подключить счет» и выбрать ваш банк и ознакомиться с инструкцией по настройке интеграции. При возникновении сложностей, обращайтесь в техническую поддержку сервиса Seeneco.

При настройке вами интеграции сервис получает права только на получение данных о движении денежных средств на вашем счете. Не более того. При этом при внедрении интеграции компания Seeneco получает необходимые согласования на использование API банка.

Да, вы можете импортировать ваши фактические наличные операции и плановые операции в Excel. (Для безналичных фактических операций воспользуйтесь загрузкой банковской выписки.) В разделе «Операции» нажмите на кнопку «Добавить» и найдите в списке пункт «Импорт операций из Excel», нажмите «Скачать» под надписью «Пример файла». Откройте файл. На первой вкладке Readme вы найдете подробную инструкцию по заполнению. На второй – Cashflow – замените операции из примера на ваши. Вернитесь в сервис в раздел «Операции» и с помощью кнопки «Импорт операций из Excel» импортируйте ваш файл с операциями. При возникновении сложностей обратитесь в техническую поддержку.

Учет денег

При импорте операции помечаются категорией «Нераспределенные». Присвоить категории вы можете несколькими способами:

Первый способ
В разделе «Деньги» в таблице операций нажмите на наименование в колонке «Категория» (NA). В открывшемся списке введите наименование категории и нажмите кнопку «Подтвердить». Также можно выделить несколько операций, которые хотите отнести к одной категории, и в выпадающем списке категорий выбрать нужную.

Второй способ
В разделе «Деньги» перейдите на вкладку «Категории» и выберите в справочнике категорий «Нераспределенные». Дальше мышкой перетащите одну или несколько операций на категорию из списка слева.

Третий способ – самый быстрый
Настроите правила обработки платежей, чтобы операции распределялись по статьям автоматически. Для этого в разделе «Деньги» выберете вкладку «Правила обработки платежей». Выберите нужное направление «Выплаты» или «Поступление», и какой категории, хотите относить операции. Вы можете назначить правило на основании ИНН ваших клиентов или поставщиков, имени контрагента или назначения платежа. После создания правила, все новые операции будут распределяться по категориям автоматически.

Да, вы можете импортировать ваши наличные операции в Excel. (Для безналичных операций воспользуйтесь загрузкой банковской выписки). В разделе «Деньги» нажмите на кнопку «Загрузить» и найдите в списке пункт «Операции из Excel файла» и нажмите под – «Скачать пример файла». Откройте файл. На первой вкладке Readme вы найдете подробную инструкцию по заполнению. На второй – Cashflow – замените операции из примера на ваши. Вернитесь в сервис в раздел «Деньги» и с помощью кнопки «Загрузить» импортируйте ваш файл с операциями. При возникновении сложностей, обратитесь в техническую поддержку.

Перейдите в раздел «Проекты», нажмите «Добавить» и заполните поля в открывшейся форме. Платежи привязываются к проектам в карточке платежа: выберете нужный платеж, нажмите «Изменить»; в форме с атрибутами платежа перейдите к полю «Проект».

В Seeneco можно вести учет по методу начислений – относить выплаты или поступления к тому периоду, в котором они должны быть признаны (например, аванс от клиента признается после приемки работ/отгрузки товаров). Это позволяет вам видеть в сервисе не только разницу между выплатами и поступлениями в нужном периоде, но и фактический финансовый результат деятельности (прибыль). В разделе «Операции» выберите операцию, которую необходимо отнести к периоду, отличному от даты исполнения, и нажмите «Изменить». В открывшемся окне найдите поле «Дата признания дохода/расхода» и установите соответствующую дату. Отчет о прибылях и убытках, составленный на основе метода начислений, вы можете увидеть в разделе «Отчеты» выбрать «Отчет Прибыли и Убытки»

Анализ финансов

Если хотите провести операцию, но на вашем виртуальном счете нет средств, в сервисе появилась возможность формировать отрицательный баланс в виртуальных счетах. Вы можете “отдавать в долг” или планировать другие операции, “загоняющие счет в минус”.

Если выплата сотруднику происходит отдельной операцией, можно указать имя сотрудника в поле контрагентов карточке операции, и в дальнейшем анализировать объем выплат в разделе «Анализ плательщиков и получателей». Если вы пользуетесь зарплатным проектом от банка и оплата проходит по реестру и в выписке значится одной операцией, то вы можете разделить такие платежи по сотрудникам. Также вы можете вручную разделить операцию на разных контрагентов (если это не внутренний перевод).

Вы можете выгрузить платежи по одному конкретному счёту в Excel в разделе «Счета», подраздел «Выписки», выбрав нужный счет или кассу, отрезок времени.
Кроме этого, можно выгружать операции по нескольким счетам, по отдельным статьям, группе статей, контрагентам из детализации платежей в разделе «Операции». При необходимости можно применить фильтры и выгрузить операции по отдельным контрагентам, проектам, бизнес-юнитам и так далее. Можно выгрузить факт, план вместе или по отдельности, это регулируется в фильтре параметрами «Факт» и «План». В Excel-файлах будут отражены суммы, даты, контрагенты, статьи, проекты по операциям, бизнес-юниты, комментарии, НДС и другие поля. Также можно выгрузить операции в JSON.

Планирование

Планирование финансов в Seeneco осуществляется по двум моделям: планирование отдельных операций и бюджетирование по статьям. Планирование операций (раздел «Планирование») позволяет отмечать по датам все планируемые поступления и выплаты и на основе этого предвидеть кассовый разрыв. Бюджетирование позволяет распланировать расходы и доходы по статьям на длительный период (в горизонте года) и контролировать план-факт (исполнение планов по бюджету).

Кассовый разрыв — это временный недостаток денежных средств, необходимых для оплат по вашим обязательствам перед поставщиками, сотрудниками. Кассовый разрыв может возникнуть у любой организации, предприятия при недостатке денег из-за проблем в получении денег или неграмотном планировании. В Seeneco на графике в разделе «Планирование» вы увидите кассовый разрыв, обозначенный красной точкой. Пересмотрите свои финансовые планы заранее, обеспечьте своевременное поступление денег или сокращение затрат.

В разделе «Бюджетирование» выбираем закладку «Поступления», нажимаем кнопку «Добавить статью», заполняем наименование и плановые суммы. Далее нажимаем ниже кнопку «Изменить» (с шестеренкой) и привязываем плановую статью к статье или группе статей фактических поступлений. Сохраняем введенные значений, кликнув на зеленую галочку. Далее создает нужное количество доходных статей, а на вкладке «Выплаты» – расходные статьи.

Контролировать план-факт вы можете в разделе «Бюджетирование». Для этого созданные плановые статьи, привяжите к соответствующей статье или группе статей из справочника: нажмите кнопку «Изменить», создав предварительно план по статьям.

План начинает выполняться, когда в разделе «Деньги» появляются операции (выплаты или поступления), категории которых привязаны к статьям плана. Чтобы увидеть изменения в индикаторах в разделе «Планирование» нажмите на кнопку «Обновить». Система пересчитает показатели и прогресс выполнения плана будет показан рядом с наименованием каждой статьи. Вы можете анализировать выполнения плана на «Год», «Квартал», «Месяц».

Права доступа

Для работы в Seeneco можно добавлять пользователей – с полными и с ограниченными правами. Дополнительных пользователей можно добавить по запросу в техническую поддержку компании Seeneco. Для это необходимо прислать письмо на электронный адрес: support@seeneco.ru
В письме необходимо указать новых пользователей e-mail и уровень доступа (полный или ограниченный).

Пользователи с ограниченными правами не имеют доступа в раздел «Аналитика», «Планирование», «Бюджетирование», и работают только с просмотром или внесением, распределением платежей по статьям и проектам. Кроме того, главный пользователь может настроить, к каким именно счетам, кассам будет иметь доступ пользователь с ограниченными правами.

Дополнительных пользователей можно добавить по запросу в техническую поддержку компании Seeneco. Для это необходимо прислать письмо на электронный адрес: support@seeneco.ru В письме необходимо указать новых пользователей e-mail и уровень доступа (полный или ограниченный).

После ответа технической поддержки о создании пользователей, перейдите в раздел «Справочники», подраздел «Сотрудники». Нажмите на кнопку «Добавить». В открывшемся окне введите имя сотрудника и в поле «Пользователь» привяжите соответствующий аккаунт e-mail).

Далее, если у вас есть пользователи с ограниченным доступом, и вы хотите создать ограничения на редактирование, работу с отдельными счетами, перейдите в раздел «Деньги», выберете счет/кассу, на который хотите добавить ограничение. Нажмите значок карандаш и в открывшемся окне поставьте галочку «Ограничение доступа к редактированию и выберите нужные ограничения для сотрудников».